Ridurre la spesa e gli sprechi può funzionare, così come tentare di aumentare l'efficienza della forza lavoro; il modo più affidabile rimane però l’aumento della produttività sul posto di lavoro.
Un sistema spesso sottovalutato per ottenerlo consiste nell'utilizzare i vantaggi della telefonia Voice over IP, ovvero il VoIP.
Anche se esiste ormai da qualche tempo, molte aziende non hanno ancora familiarità con le funzionalità e le peculiarità di questa tecnologia.
Inoltre, è opinione diffusa che i costi per acquistare, gestire e mantenere dei sistemi VoIP per le telecomunicazioni siano elevati.
La verità è che i sistemi VoIP aziendali consentono alle società di acquistare i servizi di scambio delle filiali private di cui hanno bisogno senza richiedere apparecchiature o hardware di telecomunicazione aggiuntivi.
Inoltre, grazie alla tecnologia VoIP le aziende possono aggiungere sedi e dipendenti, inclusi quelli che lavorano da casa: basta solo una connessione Internet ad alta velocità.
Esistono alcuni modi (che non implicano processi strani o complicati) per cui il VoIP può contribuire ad aumentare la produttività senza costi aggiuntivi.
E quando la produttività aumenta, i profitti, i ricavi e la crescita dell'azienda fanno lo stesso.
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Segreteria telefonica più “comoda”
La segreteria telefonica è progettata per garantire che le persone non perdano mai una chiamata importante, grazie alla semplicità con cui possono essere lasciati dei messaggi vocali.
Tuttavia, può effettivamente costare tempo, anziché farlo risparmiare.
Ad esempio, i dipendenti che dispongono sia di un telefono dell'ufficio che di un telefono cellulare hanno spesso due segreterie telefoniche, il che significa che devono conservare, recuperare e ordinare i messaggi su entrambe le linee.
Inoltre, quei dipendenti che hanno più di un "titolo" - cioè svolgono più incarichi per la società - spesso hanno messaggi vocali per ciascuno di essi, di nuovo con relativo numero di messaggi provenienti da più segreterie.
Il VoIP offre diverse soluzioni a questi problemi di posta vocale: una singola casella postale, il recupero di messaggi da più posizioni e il consolidamento dei messaggi in un unico account.
Inoltre, l'opzione voicemail-to-email trasforma ogni messaggio in un'e-mail inviata direttamente alla posta in arrivo dell'utente.
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Accessibilità facile per tutti
Diversi studi hanno dimostrato che gli impiegati delle telecomunicazioni lavorano da cinque a sette ore in più alla settimana rispetto alle loro controparti legate all'ufficio.
Molte aziende assumono sempre più dipendenti "a domicilio" e il VoIP garantisce che questi dipendenti siano connessi 24 ore su 24.
Inoltre, i sistemi VoIP danno anche ai dipendenti regolari la possibilità di accedere alle informazioni durante i viaggi per la formazione, per lavoro o anche in vacanza.
Questo accesso 24 ore su 24, 7 giorni su 7, assicura non solo che i dipendenti siano in grado di connettersi sempre con l'azienda, ma anche che i clienti possano raggiungerli quando necessario, prevenendo eventuali lacune nel servizio.
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Miglioramento delle relazioni con i clienti
I sistemi telefonici tradizionali (analogici) sono cresciuti fino a includere alcuni strumenti utili creati per aiutare nel risparmio di tempo e fatica.
Strumenti come l'avviso di chiamata, l'inoltro di chiamata, la disattivazione dell'audio, la messa in attesa e la ricomposizione hanno reso le chiamate aziendali più semplici ed efficienti.
Tuttavia, man mano che le aziende sono cresciute, anche i loro bisogni lo hanno fatto.
Il VoIP, in questo senso, soddisfa e supera ciò che i dipendenti e i clienti si aspettano.
Con la segreteria telefonica avanzata, le telecomunicazioni migliorate e l'inoltro automatico delle chiamate, la produttività aumenta considerevolmente.
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Miglioramento della collaborazione in ufficio
Il VoIP è eccezionale quando si tratta di collegare le imprese con i loro clienti e clienti con le imprese, ma eccelle anche nel facilitare la collaborazione in ufficio.
Le aziende che utilizzano il VoIP possono fare a meno di un servizio separato per collegare i reparti, di una forza lavoro estesa e di richiedere ai dipendenti di utilizzare attrezzature speciali.
Questa tecnologia collega infatti tutti i membri dell'azienda su una rete, consentendo anche videoconferenze e sessioni a schermo condiviso.
Oltre alla comodità, una migliore collaborazione in ufficio porta senza dubbio ad un aumento anche della produttività aziendale.
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Risparmio di denaro
Un altro grande vantaggio che il VoIP offre alle aziende è il risparmio di denaro, un sistema indiretto tramite il quale è possibile aumentare ancora una volta la produttività.
Ad esempio, investire in un sistema VoIP può tradursi nell'evitare l'assunzione di dipendenti aggiuntivi, consentendo alle aziende di pagare la propria forza lavoro attuale a un tasso più elevato.
Quando i dipendenti si sentono stimati, la produttività aumenta in modo vertiginoso.
Inoltre, i soldi risparmiati possono essere investiti per acquistare software aggiuntivo, sostituire hardware o attrezzature obsolete o pagare per servizi aggiuntivi o formazione.